【2022】Shopifyでの領収書や納品書の発行方法は？おすすめアプリと使い方

「Shopify（ショッピファイ）で領収書や納品書はどうやって発行するんだろう？」そうお悩みではありませんか？

ECサイトの運営では、お客様が求めた場合に領収書や納品書といった書類の発行を行う必要があります。Shopifyの標準機能では明細書の発行しか行えないので、専用のアプリを活用するのがおすすめです。

そこで今回は、ECサイトの運営で必要となる書類を解説し、Shopifyの書類発行でおすすめのアプリを紹介します。ECサイトをトラブルなく運営し、お客様の安心感を高めたい方は記事を参考に必要書類を発行してみてください。

ECサイトの運営で必要となる書類

Shopify（ショッピファイ）などでECサイトを運営する場合は、次の4つの書類を発行する必要があります。発行は義務ではありませんが、お客様と安心して取引するためにも用意しておくことをおすすめします。

納品書

納品書は、名前の通り商品をお客様に納品する時に渡す書類です。納品書の発行は義務ではありませんが、お客様に安心感を与えるためにも、商品と同梱して送るのが良いでしょう。

納品書に記載すべき項目は以下の5つです。

記事後半で紹介する専用の書類発行アプリを活用すれば、この5つの項目をテンプレートとして記載できます。それぞれの項目を簡単に解説します。

「書類作成者の氏名または名称」は、ECサイト名や代表者名を記載し、併せて電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載すると良いでしょう。返品や返送などが発生した場合に役立つので、お客様の利便性を考えて情報を記載します。

「取引年月日」は、商品の注文が発生した日と商品を出荷した日を記載するのがおすすめです。発送遅れなどのトラブルが発生した場合でも、取引年月日を明確にしておけば安心です。

「取引内容」と「取引金額」は、購入した商品の一覧と商品ごとの金額を記載します。送料や手数料・税金などを明確にして、お客様が不安に感じないようにしておきましょう。

「書類の交付を受ける方の氏名または名称」は、間違えないように注意して記載してください。

請求書

請求書は、お客様に支払いを通知するための書類です。納品書と同様に必ず発行しなければならないわけではありませんが、金銭関係のトラブルを防ぐために発行しておくと良いでしょう。

請求書には以下の項目を記載します。

Shopifyの場合は、お客様からクレジットカード決済で使用する請求書をメールで送ることができます。請求書払いはShopifyの管理画面の決済設定から追加しない限り基本的には行えないので、発行機会は少ないです。

明細書

明細書は、商品の購入内容を伝える目的で発行します。納品書と同様に、商品発送時に同梱するとお客様に安心感を与えられるでしょう。

明細書は専用のアプリをインストールしなくても、Shopifyの標準機能で発行できます。

明細書と領収書の内容は似ていますが、明細書は購入した商品内容と支払い金額が記載された書類で、領収書は支払った料金を受け取った証明書になります。一般的なレシートは明細書になり、領収書とは異なります。

領収書

領収書は解説した通り、お客様の支払いを証明するために発行します。お客様が領収書の発行を希望した場合は必ず発行する必要があります。そのため、確実に発行できる用意をしておきましょう。

領収書には以下の項目を記載します。

基本的にお客様がクレジットカード決済で商品を購入した場合は、領収書の発行が不要です。クレジットカード決済では、直接ECサイトとお客様の間で代金のやり取りがないので、領収書を発行する義務はありません。

領収書を発行してしまうと、二重発行の問題になる可能性もあるため注意が必要です。クレジットカード決済のお客様が領収書の発行を希望した場合は、領収書の代わりとして明細書を発行して対応すると良いでしょう。

Shopify（ショッピファイ）の標準機能で明細書は発行できる

明細書はShopify（ショッピファイ）の標準機能で発行できます。発行できるのは購入前と購入中の明細書です。

明細書の発行は、Shopify管理画面から「注文管理」を選択して、明細書を発行する注文数をクリックします。

次に「発送済としてマークする」をクリックして「印刷」から「明細表を印刷する」を選択します。明細書を編集したい場合は「配送設定」から明細表の「編集」をクリックしてHTMLを変更し編集できます。

Shopify（ショッピファイ）の書類発行におすすめのアプリ

Shopifyでは専用のアプリをインストールすることで、ECサイト運営に必要な書類を簡単に発行できます。

書類発行できるアプリは、上記の2つ以外にもたくさんありますが、料金が高いものや日本語対応されていないものもあります。そのため、まずはこの2つのアプリを試してみてください。

Order Printer

Order Printerは、ECサイト運営に必要な書類を簡単に発行できるアプリです。既存のテンプレートを使用してシンプルな書類を発行することもできますが、HTMLを編集してカスタマイズも可能です。

会社のロゴを追加したり、色や文字をアレンジしたりできます。Order Printerは、どれだけ書類を発行しても無料で利用できるのが特徴です。

Order Printerの使い方

Order Printerの使い方は非常に簡単です。まずはShopifyの管理画面からアプリストアを立ち上げて「Order Printer」をインストールしてください。

アプリをインストールしたら、管理画面からOrder Printerを選択して「Manage template」をクリックします。

すると、各種書類のテンプレートをカスタマイズすることができます。また「テンプレートを追加」するを選択すると、HTMLコードを記載して自由に書類を追加可能です。

実際に書類を発行するには、注文された商品の受注番号をクリックして、発行します。それぞれの書類を個別に作成することもできますし、まとめて大量に作成することもできます。

Order Printer Proとは？

Order Printerには月額10＄で利用できる「Order Printer Pro」という上位アプリがあります。通常版のOrder Printerと異なる点は、お客様がメールやWebサイト上から書類をダウンロードできるように対応できることです。

PDFの請求書や領収書のダウンロードリンクを追加することができ、書類作成を完全に自動化できます。領収書が必要な方は、自らダウンロードできるので、手間がかかりません。

その他にもShopify POSやモバイルに最適化されているアプリなので、どこからでもドキュメントを作成できます。

Ship&co

Ship&coは越境ECにも対応している出荷管理システムで、ECサイト運営に関わる発送業務の短縮化や、書類作成を行えます。

Ship&coの主な機能は以下の通りです。

書類の作成だけでなく、複数店舗情報をリアルタイムで同期したり、発送業務を一本化させたりすることが可能です。

Ship&coは無料でインストールすることができ、従量課金プランまたは月額割引プランを選べます。従量課金プランは、1件発行するごとに30円の料金で使用でき、月間割引プランは月額1,000円で使用できます。

プランの選択は、月間販売数や書類の発行数によって検討してください。また、プランに関係なく最初の14日間は無料で発行できるので、まずはインストールして試してみると良いでしょう。

Ship&coの使い方

まずはShopify管理画面からアプリストアを立ち上げて、Ship&coをインストールします。Ship&coを利用するには始めにアカウント登録を行う必要があるので「新規登録はこちら」をクリックして、アカウントを作成しましょう。

送り状や納品書などの書類を作成するには、Ship&coの管理画面から「出荷待ち」を選択して行います。Ship&coは書類作成以外にもさまざまな機能があるので、実際に操作して試してみると良いでしょう。

まとめ

今回は、Shopify（ショッピファイ）で領収書や納品書といった必要書類を発行する方法を解説し、おすすめのアプリを紹介しました。

ECサイト運営に必要な書類を発行できるようにしておけば、お客様から書類を求められた場合でもすぐに対応できます。また、紹介したShopify専用アプリを活用すれば、必要書類をすべて簡単に発行することが可能です。

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